Documents à préparer et à remettre avant une réunion

Vous souhaitez organiser une réunion ? Pour cela, il vous faudra préparer deux documents importants à remettre aux participants avant votre réunion, afin qu’ils puissent se préparer. Après avoir bien défini le thème et l’objectif de votre séance, vous trouverez dans cet article des conseils pour rédiger clairement et efficacement l’avis de convocation et l’ordre du jour.

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1. L’avis de convocation

L’avis de convocation est un e-mail ou formulaire, en général accompagné d’un coupon-réponse (électronique ou traditionnel) envoyé à plusieurs personnes.  Son but est de leur communiquer la date d’une réunion.

L’avis de convocation est rédigé dans un style impersonnel et neutre :

 ●          Le sujet (l’organisateur) est à la 3e personne : on n’écrit pas « je… » ou « nous », mais par exemple « La direction marketing organise une réunion avec…. ».

 ●          Les destinataires sont à la 3e personne : on n’écrit pas « vous », pas d’appel, pas de salutations, mais par exemple « …l’équipe de vente… »

Les destinataires doivent être mentionnés ( !) clairement dans le texte. Sinon, personne ne se sentira concerné et donc ne viendra à la réunion.

Vous trouverez dans ce document un modèle pour la structure de l’avis de convocation ainsi qu’un exemple concret d’une grande banque française. Vous pouvez également réviser les éléments contenus dans l’avis de convocation en faisant cet exercice en ligne.

2. L’ordre du jour

Pour définir clairement l’organisation de votre réunion, l’ordre du jour présente le plan des points à traiter. Lors de sa rédaction il est nécessaire de respecter différents critères :

  • simplicité
  • brièveté (une seule page !)
  • clarté et précision du vocabulaire
  • respect des règles de l’énumération : commencer chaque point avec un nom, pas de verbe et sans article !
  • numérotation éventuelle des points

Dans cet autre document, vous trouverez un modèle concernant la structure et le contenu de l’ordre du jour ainsi qu’un exemple concret d’une banque française. Vous pouvez vous exercer à rédiger correctement les éléments d’un ordre du jour avec cet exercice en ligne.

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